Akurasi stok gudang

Saya punya teman, Manager IT di Pabrik plastik besar, sekarang beliau sudah almarhum, sudah senang di atas sana. Beberapa kali saya mengunjungi Perusahaan itu, satu hari saya diajak beliau masuk ke gudang Finished good. Di gudang, mereka menerapkan sistem Fixed location, jadi ada rak-rak yang kosong, karena barang untuk lokasi tsb tidak ada, tapi lorong-lorong banyak yang diisi barang karena lokasi yang diperuntukkan untuk barang tsb sudah penuh. Di gudang itu, kita ngobrol, beliau bilang "dulu saya biasa ikut stokopname kalau akhir bulan, sudah berapa bulan saya tidak pernah mau ikut stokopname lagi". Saya tanya : "Kenapa Pak ?". Beliau bilang "Di sini stokopname seperti ritual, tiap bulan dilakukan, walaupun sudah tahu tidak akan dapat memberikan hasil stokopname yang benar" Beliau bilang "Saya masih punya hati nurani untuk tidak ikut stokopname" Bagaimana stokopname bulanan di gudang Bapak/Ibu ? Apakah kita masih punya hati nurani

Saat ini di Indonesia, frekuensi stokopname bermacam-macam. Dari yang lupa kapan terakhir kali stokopname sampai yang stokopname setiap bulan. Perusahan yang baru sanggup stokopname setahun 1 kali, tiap mau libur lebaran punya banyak dalih untuk pembenaran hal ini dari : susahnya jaga cutoff karena transaksi tidak boleh berhenti, sampai banyaknya barang dan luasnya gudang yang akan distokopname. Perusahaan yang 'sudah sanggup' melakukan stokopname tiap bulan banyak yang merasa sudah Oke dengan frekuensi ini, merasa sudah ada di jalan yang benar. Jika Bapak/Ibu bertanya kepada saya apakah cukup stokopname 1 tahun 1 x ? saya akan jawab : tidak cukup. Jika Bapak/Ibu bertanya kepada saya apakah cukup stokopname 1 bulan 1 x ? saya akan jawab : tidak cukup. Lah, bagaimana ini, 1 bulan 1 x pun tidak cukup ? Ya, tidak cukup karena memory kita kapasitasnya kurang dari 1 bulan.

Satu Perusahaan mengalami masalah stock accuracy di gudangnya. Dianggap masalahnya adalah karena pengerjaan masih manual, belum menggunakan Software Komputer. Akhirnya Manajemen dan Direksi memutuskan untuk membeli Software Komputer untuk gudang. Setelah mencari di beberapa Software House, akhirnya dipilihlah satu Software yang cocok dengan keperluan gudang dan budget Perusahaan, yang murah yang bagus. Saat pertama kali ingin menerapkan Software, personil gudang dan akuntansi diminta untuk stokopname dulu, untuk entry sebagai saldo awal. Manajemen dan direksi berasumsi, jika Softwarenya Oke dan saldo awal Oke, maka setelah beberapa banyak transaksi masuk keluar barang, pasti saldo akhirnya Oke juga. Ternyata yang kemudian terjadi tidak seperti yang dibayangkan, saldo akhirnya TIDAK OKE, saldo yang di komputer tidak sama dengan fisik, makin lama selisihnya makin jauuuuh. Manajemen mulai bingung, akhirnya si Software House diundang datang kembali, masalah disampaikan. Pihak

Suatu hari saya masuk ke Pabrik Textile di Bandung, cukup besar, sehingga capai juga jalannya. Saya diajak keliling ke gudang spare parts besar, gudang spare parts kecil, gudang benang, gudang obat, gudang kain greige, dan gudang kain jadi. Saat saya masuk ke gudang spare parts besar, saya tanya kepada Kepala Gudangnya : "Kapan terakhir kali Bapak stokopname ?" Bapak tersebut agak kaget, berpikir sebentar, dan berkata : "Waah saya lupa kapan terakhir stokopname". Kapan terakhir kali gudang Bapak/Ibu distokopname ?

Di Perusahaan itu (Manufaktur Spring bed) barang sangat banyak, sehingga di halaman gudangpun diletakkan barang-barang. Suatu hari, sebelum pulang (sore hari) personil gudang 'lupa' melakukan serah terima barang yang ada di halaman gudang ke Petugas Securicor. Dan apesnya, barang tsb keesokan harinya hilang. Akhirnya personil gudang tsb, dipanggil ke Personalia, untuk diinterogasi, dan akhirnya keluarlah keputusan bahwa personil gudang tsb harus mengganti spring bed yang 'hilang' tsb. Seperti kita tahu harga 1 pcs spring bed sangatlah mahal, apalagi untuk ukuran personil gudang, akhirnya personil gudang tsb menangis. Tapi personil gudang itu masih beruntung, karena beberapa hari kemudian spring bed (dengan nomor barcode serialized) tsb ditemukan. Personil gudang tsb bersyukur, karena di tempat tsb menerapkan Sistem barcode serialized.

Suatu hari saya masuk ke dalam Gudang, membawa barcode scanner cordless. Saya berkata kepada personil gudang (checker yang memeriksa barang jadi dari produksi) : "Kita akan segera menggunakan scanner ini untuk memeriksa barang yang masuk dari produksi". Checker gudang tsb, langsung menjawab "waahh jadi lama meriksanya". Di gudang tsb, satuan barang adalah dus, dan ditumpuk di atas palet. Karena keterbatasan tempat, setiap palet isinya campur. Langsung saya jawab : "Baik, bagaimana kalau kita adu cepat dan akuratnya pemeriksaan barang, saya menggunakan scanner dan Ibu secara manual seperti biasa ?". Tantangan diterima, saya yang mulai dulu memeriksa 1 palet dus campur, 1 palet isinya 50 dus, saya scan 1 per 1, waktu total yang dibutuhkan 1-2 menit. Kemudian saya persilahkan seroang personil gudang memeriksa secara manual, namun saya berpesan : "Label tiap dus harus dibaca, karena dusnya campur". Saya hitung waktunya, kurang lebih 15 m

Suatu hari saya datang ke gudang Aksesoris Manufaktur Garmen. Saya berbincang-bincang dengan seorang Ibu yang sedang menulisi kartu stok, di sana kartu stok ditaruh di peti kayu. Di bawah ini kutipan pembicaraan saya dengan Ibu pemegang kartu stok. Saya : Kartu stok yang Ibu tulisi ini datanya digunakan oleh siapa, apakah Accounting ? Ibu : Tidak, Accounting tidak menggunakan data kartu stok saya, mereka menggunakan data hasil stokopname. Saya : Apakah PPIC ? Ibu : Tidak, jika mereka membutuhkan data stok, mereka lebih suka datang langsung ke sini, melihat fisik barangnya. Saya : Apakah data di kartu stok ini benar ? Ibu : Ya, kadang benar, kadang salah. Saya : Apakah data kartu stok uptodate ? Ibu : Ketinggalan beberapa hari. Siapa user yang memanfaatkan data kartu stok Ibu tadi ?

Beberapa tahun lalu, saya diajak oleh keponakan Owner Supermarket terbesar di Bandung, melihat-lihat Pabrik yang sudah tidak berproduksi, untuk dipakai sebagai support DC mereka. Kami melihat-lihat areal Pabrik kosong tsb, akhirnya sampai di gudang, yang juga sudah kosong. Di dinding gudang kosong masih tertempel karton, dengan huruf besar bertuliskan : Dilarang tidur di gudang. Di setiap Workshop gudang saya selalu bertanya kepada Kepala/Personil gudang : "Jika tidak ada barang keluar/masuk ke gudang, apa yang personil gudang kerjakan ?" Jawaban terbanyak : "Beres-beres gudang". Jika saya tanya lagi : bagaimana cara beres-beresnya ? hampir semua gelagapan untuk menjawabnya. Berdasarkan pengamatan di banyak gudang, rata-rata personil gudang idle kurang lebih 2 jam / hari. Ironisnya di saat gudang perlu dibenahi, personilnya idle 2 jam / hari. Bagaimana dengan gudang Bapak/Ibu, adakah tulisan "Dilarang tidur di gudang" ?

Kami pernah memberikan Workshop Pembenahan gudang di sebuah Perusahaan Manufaktur di Jatiuwung Tanggerang. Peserta Workshop cukup banyak (+- 50 orang), kemudian saya mengatakan "... saya sudah menangani gudang dari tahun 1986", kemudian saya tanya ke peserta, adakah yang lebih lama dari saya di gudang ? Ada seorang peserta, Bapak tua, yang mengangkat tangan, beliau bilang "Saya Pak, saya sudah di gudang 30 tahun, setiap bulan melakukan stokopname". Jadi beliau sudah melakukan stokopname sebanyak : 30 * 12 = 360 kali. Kemudian saya tanyakan 1 hal kepada beliau : "Pernahkan dari 360 kali stokopname itu, 1 kali saja benar : stokopname = stok komputer ? Beliau dengan jujur dan tidak memikirkan gengsi berkata "Belum pernah 1 kalipun sama". Saya juga sering memberikan pertanyaan ke Perusahaan-perusahaan : "Yakinkah akan data hasil stokopname ?" Hampir semua mengatakan "Yakin, yakin salah !" Jika ke-2 pertanyaan di atas saya

Jika kita tanya kepada Kepala gudang atau Manager Logistik : "Apakah gudang Bapak/Ibu sudah ada layoutnya ?", apa kira-kira jawab mereka ? Mereka bilang " .. ada, gudang saya ada layoutnya", tapi kebanyakan yang disebut layout gudang adalah layout berdasarkan barang. Di gudang, mungkin ditempel-tempel kertas seperti di Supermarket, yang tulisannya nama barang, atau digantung-gantung kertas seperti itu memakai tali jemuran. Benarkah layout seperti itu ? Apakah layout yang demikian membantu mempermudah pencarian barang ? Di workshop gudang, saya sering bercanda, saya bilang : "... jika orang gudang pulang ke rumahnya, orang gudang membawa serta juga data layout gudangnya". Layout gudang adalah asset perusahaan, seharusnya tidak ikut dibawa pulang. Saya pernah datang ke satu Perusahaan Manufaktur dan masuk ke gudangnya, rupanya hari itu adalah hari pertama kepala gudangnya resign. Personi gudang kewalahan mencari barang, karena layout gudang mereka