Falcon WMS Software

Tingkatkan performance gudang Anda.

Tingkatkan Akurasi data stok gudang

Inhouse Inventory accuracy Series Workshop.

Falcon Asset Management

Menjaga Seluruh Asset berharga Perusahaan Anda.

Falcon CMMS

Computerized Maintenance Management System.

Konsultan Inventory Accuracy

Biarkan Kami mendampingi Gudang Anda.

Kamis, 19 Maret 2015

Bagaimana mengatasi ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian

yang menyebabkan data stok tidak akurat?

Mengatasi ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian personil yang menyebabkan data stok tidak akurat

  • MRP, ERP membutuhkan akurasi data stok minimal 95%.
  • Jadual produksi atau marketing menjadi kacau jika akurasi data rendah.
  • Pelayanan ke pelanggan buruk jika sering terjadi salah kirim barang.
  • FIFO tidak berjalan karena personil tidak disiplin, berapa nilai kerugiannya?
  • Mengapa cara mengatasi hal tersebut selama ini tidak berhasil?

MATERI
  1. Sampaikan masalah Anda : ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian
  2. Ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian dalam gudang.
  3. Kerugian akibat ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian.
  4. Keterbatasan manusia.
  5. Ketidakdisiplinan personil - transaksi.
  6. Ketidaktelitian personil - transaksi.
  7. Cara mengatasi ketidakdisiplinan.
  8. Studi kasus 1 dan 2.
  9. Cara mengatasi ketidaktelitian.
  10. Studi kasus 1 dan 2.

Pernahkah 1 kali saja stokopname benar?

Kami pernah memberikan Workshop Pembenahan gudang di sebuah Perusahaan Manufaktur di Jatiuwung Tanggerang.

Peserta Workshop cukup banyak (+- 50 orang), kemudian saya mengatakan "... saya sudah menangani gudang dari tahun 1986", kemudian saya tanya ke peserta, adakah yang lebih lama dari saya di gudang ?

Ada seorang peserta, Bapak tua, yang mengangkat tangan, beliau bilang "Saya Pak, saya sudah di gudang 30 tahun, setiap bulan melakukan stokopname".
Jadi beliau sudah melakukan stokopname sebanyak : 30 * 12 = 360 kali.

Kemudian saya tanyakan 1 hal kepada beliau : "Pernahkan dari 360 kali stokopname itu, 1 kali saja benar : stokopname = stok komputer ?
Beliau dengan jujur dan tidak memikirkan gengsi berkata "Belum pernah 1 kalipun sama".

Saya juga sering memberikan pertanyaan ke Perusahaan-perusahaan : "Yakinkah akan data hasil stokopname ?"

Hampir semua  mengatakan "Yakin, yakin salah !"
Jika ke-2 pertanyaan di atas saya tanyakan kepada Personil gudang Perusahaan Bapak/Ibu, kira-kira apakah jawabannya ?

Warung Kopi

Satu hari, seperti biasa saya datang ke satu Perusahaan Manufaktur di Bandung dan berbincang-bincang dengan personil gudang komponen.

Kemudian personil gudang berkata : ".. Gudang kita menerapkan sistem Warung kopi".
Lha bagaimana itu, saya baru pernah dengar sistem itu.

Begini Pak, di gudang kita, kalau orang produksi atau maintenance butuh barang, mereka datang ke gudang, langsung teriak "...Bearing 1..", tanpa membawa Bukti Permintaan Barang atau sejenisnya. Barang keluar dulu, nanti sore, baru buat administrasinya.

Perusahaan ini sudah mendapat Sertifikasi ISO 9000!
Makanya saya sering sekali berkata Sertifikasi ISO is just a marketing tool. Jangan bangga dengan itu dalam konteks dengan Administrasi intern.

Setelah masuk keluar gudang di banyak Perusahaan, baik kecil, maupun besar, ternyata banyak yang menerapkan Sistem Warung kopi ini.
Beberapa tahun lalu, saya memberikan Workshop gudang di Perusahaan Manufaktur besar Jepang di Bogor.

Waktu saya sampaikan Sistem Warung kopi, banyak peserta WS yang tertawa, bukan karena mentertawakan orang lain, tapi mentertawakan diri sendiri.

Bagaimana dengan di Perusahaan Bapak/Ibu ?

Keterlaluan

Satu hari, saya datang ke Perusahaan Manufaktur spring bed yang menurut saya masuk Top 3.
Saya berdiri mengawasi di gudang barang jadi.
Spring bed dimuat di truk terbuka, 1 truk terbuka memuat kurang lebih 10 bh spring bed, disusun seperti kue lapis.


Personil picker mengambil barang berdasarkan Picking List, menaruhnya di bak truk terbuka.
Sebelum truk berangkat, seorang personil gudang (perempuan) memegang Surat Jalan dan menghampiri truk, mencocokkan isi Surat Jalan dan isi truk.
Beberapa hari saya amati aktivitas gudangnya, ternyata tampak bahwa hampir setiap hari terjadi selisih antara Surat Jalan dan fisik spring bed yang dikirim.
Dengan Software WMS, saya bisa tahu di truk mana terjadi salah fisik - SJ, sebelum truk sampai ke customer.

Bayangkan 1 truk memuat 10 spring bed, hampir tiap hari terjadi kesalahan SJ - fisik barang.
Berbekal kejadian di atas, hampir di setiap WS gudang saya selalu bertanya kepada peserta WS :
".. barang jadi Bapak/Ibu lebih besar atau lebih kecil dari spring bed?" Jika mereka menjawab lebih kecil, saya langsung sambung : ".. saya yakin setiap hari terjadi kesalahan saat pengiriman di gudang Bapak/Ibu".

Bapak/Ibu,  "Apakah barang jadi di tempat Bapak/Ibu lebih besar dari Spring bed?"

Visibility Gudang Meningkat

Seringkali problem yang cukup besar di gudang adalah masalah mencari barang.
Jika kita tidak mengetahui barang ada di mana saja tesebarnya, maka kita dapat salah memperkirakan jumlah stok yang ada (Baca : Percaya stok mata ?).

Tanpa WMS Software, masalah mencari barang jadi  berkaitan dengan disiplin personil gudang.

Jika personil gudangnya malas dan dia tahu barang ada di ujung gudang atau harus memindahkan palet cukup banyak, maka dia akan bilang : "Stok tidak ada".

Hal ini akan mengakibatkan : pembelian bahan baku mendadak, produksi mendadak atau lembur, dan barang yang tidak diambil itu dapat menjadi rusak (expired untuk food/farmasi).

Dengan WMS Software, kita akan tahu di mana saja barang diletakkan sekaligus 'memaksa' personil gudang untuk mengambil barang sesuai Picking rule yang telah disepakati Manajemen (misalnya : FIFO, dsb).

Kami Hanya Menemani

Suatu hari di Perusahaan Manufaktur sedang diadakan meeting rutin manager bersama direksi.
Saat sedang membahas masalah gudang, tiba-tiba Manager SDM bertanya :
"Beranikah Manager Accounting bertanggung jawab atas hasil stokopname yang dilakukan oleh stafnya setiap bulan bersama dengan personil gudang ?"

Manager Accounting di sana pandai dan tidak mau disalahkan, beliau menjawab :
"Waktu stokopname sebenarnya kita hanya nemenin personil gudang saja, jadi tidak bisa bertanggung jawab atas hasil stokopnamenya".

Bagaimana dengan Manager Accounting di tempat Bapak/Ibu ?

Biar Saja, Sudah Cape Nih

Ada Perusahaan Manufaktur yang akan stokopname pada hari minggu, dan saya diajak mereka untuk bergabung.
Di gudang tempat stokopname, yang lumayan besar, sudah dipasang 4 komputer untuk langsung entry hasil stokopname dari form stokopname yang sudah diisi oleh petugas stokopname.
Kami mulai sekitar Pk.08 pagi dan selesai Pk.14.00,- (istirahat sih makan dulu).

Setelah 'beres' stokopname Pk14.00 saya mengajak Manager Gudangnya untuk menguji hasil stokopname (hasil entry yang sudah diverifikasi) dengan fisik barang.
Kami menguji 10 lokasi barang, dan hasilnya 8 dari 10 adalah salah, yang benar cuma 2 lokasi.

Kami menguji sekitar 30 menit, melihat hasil itu saya bertanya kepada Manager Gudang : 
"Apakah hasil stokopname akan diperbaiki untuk lokasi lainnya ?".

Manager Gudang berkoordinasi dengan personil gudang lainnya dan sepakat menjawab : "Biar aja deh, sudah cape nih".

Wah, Jadi Lama

Suatu hari saya masuk ke dalam Gudang, membawa barcode scanner cordless.
Saya berkata kepada personil gudang (checker yang memeriksa barang jadi dari produksi) :
 "Kita akan segera menggunakan scanner ini untuk memeriksa barang yang masuk dari produksi".
Checker gudang tsb, langsung menjawab "waahh jadi lama meriksanya".
Di gudang tsb, satuan barang adalah dus, dan ditumpuk di atas palet. Karena keterbatasan tempat, setiap palet isinya campur.

Langsung saya jawab : "Baik, bagaimana kalau kita adu cepat dan akuratnya pemeriksaan barang, saya menggunakan scanner dan Ibu secara manual seperti biasa ?".

Tantangan diterima, saya yang mulai dulu memeriksa 1 palet dus campur, 1 palet isinya 50 dus, saya scan 1 per 1, waktu total yang dibutuhkan 1-2 menit.
Kemudian saya persilahkan seroang personil gudang memeriksa secara manual, namun saya berpesan : "Label tiap dus harus dibaca, karena dusnya campur".
Saya hitung waktunya, kurang lebih 15 menit.
Kemudian saya berkata kepada Checker gudang :
"Bagaimana bisa lebih cepat dari saya (1-2 menit) ?"
Kalau lebih cepat dari saya, bagaimana cara meriksa barang di gudang biasanya ?

PPIC Seperti Pemain Sirkus

Dalam rangka membenahi gudang Perusahaan Manufaktur, sering kali kami berhubungan dengan Departemen PPIC.
Seperti yang kita ketahui, tanggung jawab utama PPIC adalah : Menentukan jadual produksi dan menghitung kebutuhan bahan baku.
Di ruangan PPIC sering saya temukan white board lebar, yang menulis rencana produksi, berapa outstanding, realisasi, dsb.

Pada saat PPIC mau turunkan Order Produksi/MO/SPK mereka periksa dulu stok bahan baku di komputer mereka, setelah OK, mereka print out Order produksi, berikan ke Departemen Produksi.
Kemudian Dept.Produksi meminta bahan baku ke gudang, begitu sampai gudang ternyata stok bahan baku tidak ada/kurang !

PPIC segera mendapat informasi, dan harus mengubah Rencana Produksi, pending Order Produksi tsb, cari prioritas berikutnya, cek stok bhn baku, print out Order produksi.
Tapi hal penyimpangan stok di gudang bahan baku bisa terjadi lagi.
PPIC sering kaget dan mencoba menggunakan BOM pengganti, atau harus mengubah prioritas produksi dadakan, inilah yang saya maksud seperti pemain sirkus, mereka sering kali harus jungkir balik.

Pada banyak perusahaan Manufaktur, realisasi produksi sering kali didrive bukan oleh prioritas tapi oleh ketersediaan bahan baku di gudang.
Dari kalimat di atas, kita dapat menyimpulkan lebih jauh : pengiriman ke customer sangat tergantung  oleh  akurasi data stok gudang.
Di banyak Perusahaan Manufaktur, jika saya berkunjung ingin berbicara dengan Manager PPIC, seringkali sulit sekali, mungkin mereka sedang jungkir balik ?

Apa kata Manager Accounting tentang selisih stokopname ?


Di setiap Workshop gudang, saya selalu bertanya pada Manager Accounting :
 "Sekian kali (puluhan, ratusan) stokopname selisih itu dikarenakan apa ?"

Hampir semua Manager Accounting menjawab : "Itu cuma karena masalah administrasi saja".
Jadi yang dianggap root causenya adalah masalah administrasi, ini artinya kesalahan ada di Administrasi Gudang/Logistik.

Coba tanyakan ke Manager Gudang/Logistik pertanyaan yang sama, apa jawabannya ?

Satu Gudang Banyak Lokasi

Saya pernah berkunjung ke sebuah Pabrik Sepatu di Bandung menemui Senior Manager IT.
Topik kita tentang Akurasi data gudang.

Beliau berkata : "Masalah stok di gudang terjadi karena di tiap lokasi disimpan lebih dari 1 macam barang".
Kemudian beliau bertanya bagaimana situasi gudang di perusahaan lain ?
Saya menjawab "Semua gudang yang sudah saya masuki persis seperti di gudang Bapak juga".